De dónde venía el problema
El panel de soporte se había armado por capas: primero las consultas de escuelas, después los pedidos de librerías y más tarde las devoluciones de docentes que usan nuestros manuales. Cada grupo cargaba datos a su manera y nadie miraba el conjunto. Cuando llegaba una consulta sobre stock de una colección o sobre el envío de un pedido a una feria, había que abrir tres planillas distintas para reconstruir el caso. La tarea no era rediseñar por estética, sino ordenar la lectura de la información para que el equipo pudiera responder sin adivinar.
Qué decidimos cambiar
Antes de tocar la interfaz hicimos un relevamiento de dos semanas: qué se consultaba, quién lo consultaba y en qué momento del día. Aparecieron tres usos claros y muy distintos. El equipo de atención necesitaba ver el historial completo de cada institución en una sola pantalla. Coordinación pedagógica buscaba agrupar consultas por nivel escolar. Y logística solo quería saber qué pedidos estaban trabados y por qué motivo. Con eso definimos tres vistas en lugar de una única vista general que intentaba cubrir todo y no servía bien a nadie.
Cómo se implementó
Empezamos por la vista de atención, que era la más urgente. Reemplazamos las planillas paralelas por un registro único donde cada consulta queda asociada a la institución, al título involucrado y a la persona que la tomó. Después armamos la vista por nivel escolar, con filtros simples y sin métricas decorativas. La de logística quedó para el final, porque dependía de que las anteriores estuvieran estables. Durante el primer mes mantuvimos las planillas viejas en paralelo, en modo lectura, hasta confirmar que no se perdía ningún dato en el traspaso.
Qué quedó distinto
El cambio más visible no fue visual sino de ritmo. Las consultas repetidas bajaron porque el historial quedaba a la vista y no había que preguntar dos veces lo mismo. El equipo dejó de armar reportes manuales los viernes: ahora el resumen se genera solo y se revisa en la reunión semanal. También notamos algo menos esperado: al ver agrupadas las consultas por nivel, aparecieron pedidos recurrentes de un mismo tipo de material que antes se trataban como casos aislados. Eso derivó en una nota interna para revisar el catálogo de un nivel puntual.
